Cómo registrar tus horas facturables sin pensar en ello

La mayoría de los autónomos pierde tiempo facturable a trozos pequeños: una llamada de diez minutos, un arreglo rápido después de cenar, el correo que te llevó media hora. Cada trozo parece demasiado pequeño para apuntarlo, y juntos suman días al año. No lo arreglarás con disciplina. Necesitas un sistema en el que registrar el tiempo cueste menos que olvidarlo.

Este es el sistema que recomiendo, y el que hay detrás de Timelogger Plus.

1. Una carpeta por cliente, una tarea por tipo de trabajo

Crea una carpeta por cliente y dale su tarifa por hora. Dentro, añade una tarea por cada tipo de trabajo que pondrías en una factura: «Diseño», «Reuniones», «Revisiones». Quédate en tres o cuatro. Más opciones significan más dudas, y en las dudas se pierde tiempo.

2. Inicia el cronómetro donde ya estás

El mejor cronómetro es el que tienes a mano sin pensar. Pon un widget con tus tareas principales en la pantalla de inicio. Añade una complicación a la esfera del reloj. En el Mac, deja el cronómetro en la barra de menús.

Así, empezar cuesta un toque estés donde estés, y la Actividad en directo de la pantalla bloqueada te recuerda que está en marcha.

3. Registra todo, factura lo facturable

Registra también el trabajo no facturable: gestión, presupuestos, formación. No va a la factura, pero te dice algo importante. Si trabajas 40 horas y facturas 24, eres facturable al 60 %. Esa proporción decide cuál tiene que ser tu tarifa (mira cómo calcular tu tarifa por hora).

4. Corrige los huecos el mismo día

Alguna vez olvidarás iniciar el cronómetro. Nos pasa a todos. Corrígelo el mismo día, mientras te acuerdas: cambia la hora de inicio de un cronómetro en marcha o añade un evento por la hora que te faltó. Una semana después, ya no te acordarás.

5. Cinco minutos de revisión cada viernes

Abre el Panel el viernes por la tarde y mira la semana:

• ¿Las horas por cliente coinciden con lo que recuerdas haber hecho?
• ¿Falta algo, como una llamada o una visita?
• ¿El importe facturable está donde esperabas?

Cinco minutos el viernes te ahorran reconstruir el mes entero. A la hora de facturar, filtra el Panel por el cliente y crea un informe PDF con las mismas cifras.

En resumen

• Una carpeta por cliente, con su tarifa.
• Tres o cuatro tareas por cliente.
• Un cronómetro a un toque: widget, reloj, barra de menús.
• Registra también el tiempo no facturable.
• Corrige los huecos el mismo día; revisa cada viernes.