Abrechenbare Stunden erfassen, ohne darüber nachzudenken

Die meisten Selbstständigen verlieren abrechenbare Zeit in kleinen Stücken: ein zehnminütiges Telefonat, eine schnelle Korrektur nach dem Abendessen, die E-Mail, die eine halbe Stunde gedauert hat. Jedes Stück wirkt zu klein, um es zu notieren, und zusammen ergeben sie Tage im Jahr. Mit Disziplin löst du das nicht. Du brauchst ein System, in dem das Erfassen weniger Mühe macht als das Vergessen.

Das ist das System, das ich empfehle, und das Timelogger Plus zugrunde liegt.

1. Ein Ordner pro Kunde, eine Aufgabe pro Art von Arbeit

Leg für jeden Kunden einen Ordner an und gib ihm den Stundensatz des Kunden. Darin legst du für jede Art von Arbeit, die auf einer Rechnung stehen würde, eine Aufgabe an: „Design“, „Meetings“, „Korrekturen“. Bleib bei drei oder vier. Mehr Auswahl bedeutet mehr Zögern, und im Zögern geht Zeit verloren.

2. Starte die Stoppuhr dort, wo du gerade bist

Die beste Stoppuhr ist die, die du ohne Nachdenken erreichst. Leg ein Widget mit deinen wichtigsten Aufgaben auf den Home-Bildschirm. Füge deinem Zifferblatt eine Komplikation hinzu. Auf dem Mac bleibt die Stoppuhr in der Menüleiste.

Dann kostet der Start einen Tipp, egal wo du bist, und die Live-Aktivität auf dem Sperrbildschirm erinnert dich daran, dass sie läuft.

3. Alles erfassen, Abrechenbares abrechnen

Erfasse auch die nicht abrechenbare Arbeit: Verwaltung, Angebote, Weiterbildung. Sie landet nicht auf der Rechnung, verrät dir aber etwas Wichtiges. Wenn du 40 Stunden arbeitest und 24 abrechnest, bist du zu 60 % abrechenbar. Dieses Verhältnis entscheidet, wie hoch dein Stundensatz sein muss (siehe Stundensatz berechnen).

4. Lücken am selben Tag schließen

Du wirst vergessen, eine Stoppuhr zu starten. Das passiert allen. Korrigiere es am selben Tag, solange du dich erinnerst: Ändere die Startzeit einer laufenden Stoppuhr oder füge einen Zeiteintrag für die fehlende Stunde hinzu. Eine Woche später weißt du es nicht mehr.

5. Fünf Minuten Rückblick jeden Freitag

Öffne am Freitagnachmittag die Übersicht und sieh dir die Woche an:

• Passen die Stunden pro Kunde zu dem, was du in Erinnerung hast?
• Fehlt etwas, etwa ein Telefonat oder ein Termin vor Ort?
• Liegt der abrechenbare Betrag dort, wo du ihn erwartet hast?

Fünf Minuten am Freitag ersparen dir die Rekonstruktion am Monatsende. Wenn die Rechnung fällig ist, filterst du die Übersicht nach dem Kunden und erstellst einen PDF-Bericht mit denselben Zahlen.

Kurz gesagt

• Ein Ordner pro Kunde, mit seinem Stundensatz.
• Drei oder vier Aufgaben pro Kunde.
• Eine Stoppuhr einen Tipp entfernt: Widget, Watch, Menüleiste.
• Auch nicht abrechenbare Zeit erfassen.
• Lücken am selben Tag schließen; jeden Freitag zurückblicken.