Comment suivre ses heures facturables sans y penser

La plupart des freelances perdent du temps facturable par petits morceaux : un appel de dix minutes, une correction rapide après le dîner, l’e-mail qui a pris une demi-heure. Chaque morceau semble trop petit pour être noté, et ensemble ils font des jours entiers sur une année. La discipline ne règle pas ce problème. Il vous faut un système où noter le temps coûte moins d’effort que l’oublier.

Voici le système que je recommande, celui sur lequel repose Timelogger Plus.

1. Un dossier par client, une tâche par type de travail

Créez un dossier par client et donnez-lui son tarif horaire. À l’intérieur, ajoutez une tâche par type de travail que vous feriez figurer sur une facture : « Design », « Réunions », « Corrections ». Tenez-vous-en à trois ou quatre. Plus de choix, c’est plus d’hésitation, et c’est dans l’hésitation que le temps se perd.

2. Lancez le chronomètre là où vous êtes

Le meilleur chronomètre est celui que vous atteignez sans réfléchir. Placez un widget avec vos tâches principales sur l’écran d’accueil. Ajoutez une complication à votre cadran. Sur Mac, gardez le chronomètre dans la barre des menus.

Démarrer prend alors un toucher, où que vous soyez, et l’Activité en direct sur l’écran verrouillé vous rappelle qu’il tourne.

3. Suivez tout, facturez ce qui est facturable

Suivez aussi le travail non facturable : gestion, devis, formation. Il n’ira pas sur la facture, mais il vous apprend quelque chose d’important. Si vous travaillez 40 heures et en facturez 24, vous êtes facturable à 60 %. Ce ratio décide de ce que doit être votre tarif (voir comment fixer son tarif horaire).

4. Comblez les trous le jour même

Vous oublierez parfois de lancer le chronomètre. Tout le monde le fait. Corrigez le jour même, tant que vous vous en souvenez : modifiez l’heure de début d’un chronomètre en marche, ou ajoutez un événement pour l’heure manquante. Une semaine plus tard, vous ne vous en souviendrez plus.

5. Cinq minutes de bilan chaque vendredi

Ouvrez le Tableau de bord le vendredi après-midi et regardez la semaine :

Les heures par client correspondent-elles à ce dont vous vous souvenez ?
Manque-t-il quelque chose, comme un appel ou un déplacement ?
Le montant facturable est-il là où vous l’attendiez ?

Cinq minutes le vendredi vous évitent de reconstituer tout le mois. Au moment de facturer, filtrez le Tableau de bord sur le client et créez un rapport PDF avec les mêmes chiffres.

En bref

Un dossier par client, avec son tarif.
Trois ou quatre tâches par client.
Un chronomètre à un toucher : widget, montre, barre des menus.
Suivez aussi le temps non facturable.
Comblez les trous le jour même ; faites le bilan chaque vendredi.