Como registar horas faturáveis sem pensar nisso

A maioria dos trabalhadores independentes perde tempo faturável aos bocadinhos: uma chamada de dez minutos, uma correção rápida depois do jantar, o e-mail que levou meia hora. Cada bocadinho parece pequeno demais para apontar, e juntos somam dias por ano. Não resolve isto com disciplina. Precisa de um sistema em que registar o tempo dê menos trabalho do que esquecê-lo.

Este é o sistema que recomendo, e aquele em que o Timelogger Plus assenta.

1. Uma pasta por cliente, uma tarefa por tipo de trabalho

Crie uma pasta por cliente e dê-lhe a respetiva taxa por hora. Lá dentro, acrescente uma tarefa por cada tipo de trabalho que poria numa fatura: «Design», «Reuniões», «Revisões». Fique-se por três ou quatro. Mais opções trazem mais hesitação, e é na hesitação que o tempo se perde.

2. Inicie o cronómetro onde já está

O melhor cronómetro é o que tem à mão sem pensar. Ponha um widget com as tarefas principais no ecrã principal. Acrescente uma complicação ao mostrador do relógio. No Mac, deixe o cronómetro na barra de menus.

Assim, começar custa um toque, esteja onde estiver, e a Atividade em direto no ecrã bloqueado lembra-lhe que está a contar.

3. Registe tudo, fature o que é faturável

Registe também o trabalho não faturável: gestão, propostas, formação. Não vai para a fatura, mas diz-lhe algo importante. Se trabalha 40 horas e fatura 24, está a 60 % faturável. Essa proporção decide qual tem de ser a sua taxa (veja como calcular a sua taxa por hora).

4. Corrija as falhas no mesmo dia

Vai esquecer-se de iniciar o cronómetro. Acontece a todos. Corrija no mesmo dia, enquanto se lembra: mude a hora de início de um cronómetro a contar ou acrescente um evento pela hora em falta. Uma semana depois, já não se lembra.

5. Cinco minutos de revisão à sexta-feira

Abra o Painel na sexta à tarde e olhe para a semana:

As horas por cliente batem certo com o que se lembra de ter feito?
Falta alguma coisa, como uma chamada ou uma visita?
O montante faturável está onde esperava?

Cinco minutos à sexta poupam-lhe reconstruir o mês inteiro. Na hora de faturar, filtre o Painel pelo cliente e crie um relatório PDF com os mesmos números.

Em resumo

Uma pasta por cliente, com a sua taxa.
Três ou quatro tarefas por cliente.
Um cronómetro a um toque: widget, relógio, barra de menus.
Registe também o tempo não faturável.
Corrija as falhas no mesmo dia; reveja todas as sextas.