Come registrare le ore fatturabili senza pensarci

La maggior parte dei freelance perde tempo fatturabile a piccoli pezzi: una telefonata di dieci minuti, una correzione veloce dopo cena, l’email che ha richiesto mezz’ora. Ogni pezzo sembra troppo piccolo per segnarlo, e insieme fanno giorni interi in un anno. La disciplina non basta. Ti serve un sistema in cui registrare il tempo costi meno fatica che dimenticarlo.

Questo è il sistema che consiglio, ed è quello su cui si basa Timelogger Plus.

1. Una cartella per cliente, un’attività per tipo di lavoro

Crea una cartella per ogni cliente e dalle la sua tariffa oraria. Dentro, aggiungi un’attività per ogni tipo di lavoro che metteresti in fattura: «Design», «Riunioni», «Revisioni». Fermati a tre o quattro. Più scelte significano più esitazione, ed è nell’esitazione che il tempo si perde.

2. Avvia il cronometro dove sei già

Il cronometro migliore è quello che raggiungi senza pensarci. Metti un widget con le attività principali nella schermata Home. Aggiungi una complicazione al quadrante dell’orologio. Sul Mac, tieni il cronometro nella barra dei menu.

Così avviarlo costa un tocco ovunque tu sia, e l’Attività in tempo reale sulla schermata di blocco ti ricorda che è in corso.

3. Registra tutto, fattura ciò che è fatturabile

Registra anche il lavoro non fatturabile: amministrazione, preventivi, formazione. Non finisce in fattura, ma ti dice una cosa importante. Se lavori 40 ore e ne fatturi 24, sei fatturabile al 60 %. Questa proporzione decide quale deve essere la tua tariffa (vedi come calcolare la tua tariffa oraria).

4. Chiudi i buchi il giorno stesso

Ti capiterà di dimenticare di avviare il cronometro. Succede a tutti. Correggi il giorno stesso, finché te lo ricordi: cambia l’ora d’inizio di un cronometro in corso o aggiungi un evento per l’ora mancante. Una settimana dopo non te lo ricorderai più.

5. Cinque minuti di revisione ogni venerdì

Apri le Statistiche il venerdì pomeriggio e guarda la settimana:

Le ore per cliente corrispondono a quello che ricordi di aver fatto?
Manca qualcosa, come una telefonata o un sopralluogo?
L’importo fatturabile è dove te lo aspettavi?

Cinque minuti il venerdì ti evitano di ricostruire tutto il mese. Quando è ora di fatturare, filtra le Statistiche sul cliente e crea un report PDF con gli stessi numeri.

In breve

Una cartella per cliente, con la sua tariffa.
Tre o quattro attività per cliente.
Un cronometro a un tocco: widget, orologio, barra dei menu.
Registra anche il tempo non fatturabile.
Chiudi i buchi il giorno stesso; rivedi ogni venerdì.